Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek z ZUS – kto reguluje wypłatę i na jakich zasadach

Choroba pracownika uruchamia system świadczeń, w którym koszty rozkładają się między zatrudniającego a Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wyjaśniamy, kto i kiedy wypłaca pieniądze za zwolnienie, ile one wynoszą i jakich formalności wymaga ZUS – z uwzględnieniem zasad obowiązujących w 2025 roku.

1.        Wynagrodzenie chorobowe i zasiłek z ZUS – kto reguluje wypłatę i na jakich zasadach

Choroba pracownika uruchamia system świadczeń, w którym koszty rozkładają się między zatrudniającego a Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wyjaśniamy, kto i kiedy wypłaca pieniądze za zwolnienie, ile one wynoszą i jakich formalności wymaga ZUS – z uwzględnieniem zasad obowiązujących w 2025 roku.

Najważniejsze w pigułce

• Koszt zwolnienia lekarskiego dzieli się między pracodawcę i ZUS: zatrudniający finansuje pierwsze 33 dni w roku (lub 14 dni u osób powyżej 50. roku życia), później wypłatę przejmuje Zakład.
• Zasiłek z ZUS należy się dopiero po okresie wyczekiwania – 30 dni przy ubezpieczeniu obowiązkowym i 90 dni przy dobrowolnym.
• Na kwotę świadczenia wpływają: średni miesięczny zarobek z ostatnich 12 miesięcy, rodzaj zwolnienia (np. opieka nad dzieckiem – 80%) oraz wymiar etatu.
• Standardowa stawka to 80% podstawy wymiaru, choć w określonych przypadkach – m.in. ciąża czy wypadek przy pracy – rośnie do 100%; zasiłek jest objęty PIT.
• Do uruchomienia wypłaty potrzebne są e-ZLA oraz formularze Z-3 (pracownicy) lub Z-3a (zleceniobiorcy i przedsiębiorcy), przekazywane przez płatnika w ciągu 7 dni.

Jak rozkłada się odpowiedzialność za wypłatę

W polskim systemie ciężar finansowania chorobowego spoczywa kolejno na dwóch podmiotach: najpierw na pracodawcy, a po przekroczeniu ustawowego limitu dni – na ZUS. Reguły te wynikają z Kodeksu pracy oraz ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

W praktyce wygląda to tak:

• Pracodawca pokrywa wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym. U pracowników, którzy skończyli 50 lat, okres ten skraca się do 14 dni.
• Po wyczerpaniu tego limitu wypłatę przejmuje ZUS i to tam należy kierować pytania o dalsze świadczenia.
• Pieniądze mogą być wypłacane także po zakończeniu zatrudnienia lub w okresie wypowiedzenia, o ile spełnione są określone warunki powiązane z datą ustania ubezpieczenia.
• Data ustania ubezpieczenia ma znaczenie: gdy niezdolność do pracy pojawi się w określonym czasie po jej zakończeniu (np. do 14 dni), zatrudniony nadal może starać się o zasiłek z ZUS.

Komu należy się zasiłek chorobowy z ZUS

Świadczenie przysługuje wyłącznie osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym, które zabezpiecza dochód na czas przejściowej niezdolności do pracy. Dla części zatrudnionych ubezpieczenie to jest obowiązkowe, dla innych dobrowolne.

Obowiązkowo obejmuje ono głównie pracowników etatowych – składka jest u nich automatycznie potrącana z pensji i odprowadzana przez pracodawcę. Dobrowolnie mogą do niego przystąpić m.in. zleceniobiorcy oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą, przy czym warunkiem zachowania prawa do zasiłku jest regularne i terminowe opłacanie składek – zaległości mogą oznaczać utratę świadczeń.

Czas oczekiwania na prawo do świadczeń

Zanim pojawi się prawo do zasiłku, musi upłynąć tzw. okres wyczekiwania – czyli czas, w którym mimo opłacanych składek świadczenie jeszcze nie przysługuje. Przy ubezpieczeniu obowiązkowym (np. etatowcy) trwa on 30 dni, a przy dobrowolnym, w tym dla przedsiębiorców – 90 dni.

Istnieją jednak sytuacje, w których zasiłek należy się od pierwszego dnia niezdolności, bez żadnego wyczekiwania:

• niezdolność wynikająca z wypadku przy pracy lub choroby zawodowej,
• choroba w trakcie ciąży,
• niezdolność absolwentów szkół wyższych lub średnich w określonym terminie od zakończenia nauki bądź podjęcia pracy,
• niezdolność osób mających za sobą co najmniej 10 lat obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego.

Co decyduje o kwocie świadczenia

Wysokość zasiłku nie jest jednolita – zależy od kilku elementów:

• Podstawę wymiaru stanowi zwykle przeciętny miesięczny zarobek lub przychód z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności (przy krótszym zatrudnieniu – z faktycznie przepracowanych miesięcy). Od tej kwoty odlicza się składki społeczne finansowane przez pracownika.
• Procent świadczenia zależy od rodzaju zwolnienia. Standardowo to 80% podstawy; tyle samo wynosi np. zasiłek za opiekę nad dzieckiem. Przy niezdolności w ciąży czy po wypadku przy pracy stawka rośnie do 100%.
• Liczy się również wymiar etatu – u osób pracujących na część etatu podstawę ustala się proporcjonalnie do wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich składników, od których odprowadzano składki chorobowe.

Stawka procentowa i kwestia podatku

Domyślnie zasiłek wynosi 80% podstawy wymiaru, czyli pracownik dostaje 80% swojego przeciętnego wynagrodzenia sprzed choroby. Pełne 100% przysługuje m.in. przy niezdolności spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, kobietom w ciąży, a także osobom oddającym narządy lub szpik kostny.

Zasiłek chorobowy jest objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT) – potrąca się od niego zaliczkę na podatek oraz składkę zdrowotną. Nie odprowadza się natomiast od niego składek społecznych (emerytalnej, rentowej czy wypadkowej).

Wyliczanie zasiłku u przedsiębiorców

Sposób ustalania podstawy wymiaru dla osób prowadzących działalność gospodarczą różni się od zasad obowiązujących pracowników. Kluczowa jest tu zadeklarowana podstawa składek na ubezpieczenie chorobowe – im jest niższa, tym niższy zasiłek w razie choroby. Przedsiębiorca może sam wybrać jej wysokość, dlatego warto podejść do tej decyzji świadomie.

Prawo do świadczenia powstaje u przedsiębiorców po 90-dniowym okresie wyczekiwania od przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Istotne jest też terminowe regulowanie składek, ponieważ zaległości mogą pozbawić prawa do zasiłku – warto więc na bieżąco kontrolować wpłaty do ZUS.

Finansowanie zwolnień w większych firmach

W przedsiębiorstwach zatrudniających co najmniej 20 osób pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe z własnych środków przez wskazany limit (33 lub 14 dni). Dotyczy to zatrudnionych na umowę o pracę objętych obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym. Po upływie tego okresu świadczenie wypłaca już ZUS, bez angażowania budżetu firmy. Schemat jest więc czytelny: najpierw płaci pracodawca, później Zakład.

Finansowanie zwolnień w małych firmach

U pracodawców zatrudniających poniżej 20 osób podział wygląda nieco inaczej. Najpierw firma wypłaca wynagrodzenie chorobowe – maksymalnie przez 33 dni w roku (lub 14 dni, jeśli pracownik skończył 50 lat) – co wynika z Kodeksu pracy i obciąża jej budżet. Gdy zwolnienie się przedłuża, wchodzi w grę zasiłek chorobowy, który w przypadku małych pracodawców wypłaca już ZUS. Pracodawca przekazuje wtedy do Zakładu jedynie wymagane dokumenty, by ubezpieczony otrzymał pieniądze.

Zasiłek przy własnej działalności gospodarczej

Przedsiębiorca otrzyma zasiłek chorobowy tylko wtedy, gdy wcześniej przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i opłacał składki. Brak zgłoszenia oznacza brak prawa do świadczenia.

Wypłata staje się możliwa po 90-dniowym okresie wyczekiwania od objęcia ubezpieczeniem. Następnie, w razie choroby, ZUS wypłaca zasiłek na podstawie e-ZLA i przekazanych dokumentów (Z-3b, RZS). Kwota zależy od zadeklarowanej podstawy wymiaru składek – niska składka chorobowa przekłada się na niski zasiłek, co dla wielu jednoosobowych firm bywa argumentem za rezygnacją z dobrowolnego ubezpieczenia.

Czy zwolnienie finansuje urząd pracy

Osoba bezrobotna zarejestrowana w urzędzie pracy może otrzymać świadczenie w czasie choroby, ale tylko w określonych okolicznościach – i nie jest to bezpośrednia wypłata urzędu. Jeśli masz przyznany zasiłek dla bezrobotnych i w trakcie jego pobierania dostarczysz e-ZLA, wypłata nie zostaje wstrzymana. Nie jest to jednak zasiłek chorobowy w rozumieniu przepisów o świadczeniach z tytułu choroby, lecz kontynuacja wypłaty w okresie niezdolności do pracy.

W innych przypadkach urząd pracy nie pokrywa kosztów zwolnienia – nie wypłaca zasiłków osobom nieuprawnionym, nie prowadzi ewidencji chorobowej ani nie weryfikuje e-ZLA. Te zadania należą do ZUS.

Reforma finansowania L4 od pierwszego dnia – na jakim jest etapie

W 2024 roku Ministerstwo Rodziny zapowiadało przebudowę systemu zasiłków, w której ZUS miał wypłacać świadczenie już od pierwszego dnia niezdolności do pracy. Rozwiązanie miało objąć wszystkie firmy, bez względu na ich wielkość, i całkowicie zdjąć z pracodawców obowiązek finansowania L4.

Plan wzbudził zainteresowanie przedsiębiorców, ale i kontrowersje – koszty reformy uznano za zbyt wysokie, a część komentatorów ostrzegała przed ryzykiem wzrostu liczby krótkich zwolnień obciążających budżet państwa. Na początku 2025 roku projekt został wstrzymany i rząd wycofał się z jego wdrożenia; obecnie nie trwają nad nim żadne aktywne prace legislacyjne.

Aktualnie obowiązują więc dotychczasowe zasady: w firmach od 20 osób wynagrodzenie za początkowe dni zwolnienia płaci pracodawca, a później wypłatę przejmuje ZUS. W małych firmach oraz przy działalności gospodarczej nic się nie zmienia.

Zwolnienie w ciąży – odrębne reguły i pełne 100%

Ciąża objęta jest szczególną ochroną, co przekłada się na korzystniejsze zasady wypłaty zwolnień. Najważniejsze z nich:

• Prawo do zasiłku przysługuje od pierwszego dnia ubezpieczenia chorobowego, bez okresu wyczekiwania – nawet jeśli kobieta dopiero rozpoczęła pracę i została objęta ubezpieczeniem.
• Świadczenie wynosi 100% podstawy wymiaru od pierwszego dnia zwolnienia, niezależnie od jego długości – zamiast standardowych 80%.
• Z zasiłku można korzystać przez cały okres niezdolności, aż do dnia porodu, o ile lekarz uzna to za uzasadnione złym samopoczuciem, powikłaniami ciąży lub trudnymi warunkami pracy. Zwolnienie może więc trwać wiele miesięcy bez ryzyka utraty dochodu.

Dokumentacja wymagana przez ZUS

Uruchomienie wypłaty zasiłku wymaga skompletowania dokumentów. Proces ułatwiło wprowadzenie elektronicznych zwolnień (e-ZLA), które trafiają automatycznie do ZUS oraz na konto PUE (Platforma Usług Elektronicznych) pracodawcy. Dzięki temu pracownik nie musi już dostarczać papierowego zwolnienia.

Pracodawca nadal odgrywa jednak istotną rolę. Mali pracodawcy (do 20 pracowników), którzy nie wypłacają zasiłków samodzielnie, przekazują do ZUS niezbędne formularze i załączniki – bez tego pracownik nie otrzyma świadczenia. W większych firmach, wypłacających zasiłki we własnym zakresie, ZUS pełni głównie funkcję kontrolną i rozliczeniową.

Formularze Z-3 i Z-3a

Do wypłaty potrzebne są dokumenty zawierające dane o zatrudnieniu i zarobkach ubezpieczonego:

• Z-3 – zaświadczenie płatnika składek dla pracowników; obejmuje okresy ubezpieczenia, rodzaj umowy oraz wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku. Pracodawca wypełnia je i przekazuje do ZUS razem z e-ZLA.
• Z-3a – przeznaczony dla zleceniobiorców i przedsiębiorców objętych dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym; gromadzi informacje o podstawie wymiaru składek.

Oba formularze trzeba wypełnić poprawnie we wszystkich polach (instrukcje udostępnia ZUS), a niekiedy dołącza się dodatkowe załączniki, np. przy zmianie wymiaru czasu pracy.

Termin przekazania dokumentów do ZUS

Pracodawca lub płatnik składek, który nie wypłaca zasiłków samodzielnie (czyli zatrudnia do 20 osób), musi przekazać dokumenty do ZUS w ciągu 7 dni – licząc od otrzymania e-ZLA od pracownika lub od sporządzenia innych dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa do zasiłku i jego wysokości. Przekroczenie tego terminu może opóźnić wypłatę, ponieważ Zakład potrzebuje czasu na przetworzenie i weryfikację danych.